Aangekondigde sociale inspecties in divers sectoren

 

Onder het motto een gewaarschuwd man is er twee waard, kondigde de Sociale Inlichtingen- en opsporingsdienst (SIOD) verschillende sociale inspecties aan.  Bij een sociale flitscontrole krijgt een werkgever op éénzelfde moment verschillende inspectiediensten over de vloer (RSZ, WASO, RVA,..).

In januari 2020 de schoonmaaksector aan de beurt. Van de gecontroleerde ondernemingen bleek 44% niet (volledig) in orde te zijn met de regelgeving. 

Deze maand worden er in de bouwsector sociale inspecties verwacht die vermoedelijk naar aanleiding van het coronavirus zullen worden uitgesteld. Hierna volgen er ook nog in andere sectoren controles: in de taxi- en vervoerssector (mei 2020), in de land- en tuinbouwsector (juli 2020), in de carwashsector (september 2020) en in de vleessector (november 2020).

Hoewel deze controles volgens het SIOD voornamelijk preventief bedoeld zijn, waarschuwen ze toch kordaat en beboetend te zullen optreden.

Uiteraard is het de doelstelling van iedere onderneming de sociaal inspecteurs zo snel mogelijk en zonder een negatief rapport uw onderneming te zien verlaten. 

Dit kan uiteraard enkel als u volledig in orde bent met uw administratie. Dit lijkt simpel maar in de praktijk blijkt dit niet steeds het geval te zijn.

De SIOD werkte om die reden een checklist met vragen uit. Aan de hand van deze lijst kunnen ondernemingen een vorm van zelfcontrole uitvoeren. Wij overlopen met u de belangrijkste elementen. 

 

1. Wanneer kan een controle plaatsvinden?

De sociaal inspecteur mag, zonder voorafgaande verwittiging, op elk ogenblik van de dag en de nacht vrij binnengaan in alle arbeidsplaatsen of plaatsen waarvan hij denkt dat daar personen werken.

 

2. Tot welke documenten heeft een sociaal inspecteur toegang? 

Belangrijk om voor ogen te houden is dat een sociaal inspecteur niet het recht heeft om zich alle documenten te laten voorleggen. Ik som voor u de meest courante zaken op. 

Zo kan hij navraag doen naar de inschrijving bij de KBO (voor ondernemingen), de RSZ (voor werknemers) of de aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds (voor zelfstandigen). 

Hij kan de DIMONA van de werknemers opvragen, alsook het arbeidsreglement (verplicht vanaf 1 werknemer) en de bijhorende werkroosters met bewijs van registratie (tevens verplicht). U bent ook verplicht de prestatie- en loongegevens van de werknemers over te maken zodoende kan worden nagegaan of de verplichtingen inzake arbeidstijd en verloning worden nageleefd. 

Het is de inspecteurs tevens toegelaten de arbeidsovereenkomsten op te vragen. Vergeet hierbij niet dat er voor een aantal werknemers specifieke vereisten zijn (deeltijdse werknemers, uitzendcontracten, studentenarbeid).
Het bewijs van aansluiting bij de patronale dienst voor organisatie en controle voor het bekomen van de getrouwheidszegels is tevens verplicht. Daarnaast kan het bewijs van aangifte van werf en checkin@work worden opgevraagd. Voor niet-Belgische werknemers of zelfstandigen is het noodzakelijk dat ook de hieraan verbonden bijkomende documenten aanwezig zijn.

 

3. Wat met mijn personeel? 

De sociaal inspecteur mag op de arbeidsplaatsen de identiteit controleren van iedereen die zich daar bevindt. 
Hij heeft ook de mogelijkheid om van deze personen een verhoor af te nemen waarbij hij navraag doet naar de functie, de arbeidsvoorwaarden en het loon. De werknemers zullen ook in staat moeten zijn om een aantal documenten onmiddellijk voor te leggen (vb. arbeidsovereenkomst, identiteitskaart, verblijfsdocument). 
Aangezien de sociaal inspecteurs de werknemers tijdens een onaangekondigde controle hiermee zullen overvallen, is het van belang uw werknemers te briefen over hun rechten. De inspecteurs zijn immers verbonden aan strikte verplichtingen en mogen niet zomaar alle vragen stellen.

 

4. Maatregelen inzake Corona

De sociale inspectie zal ook controleren of de opgelegde “social distancing” maatregelen inzake corona worden nageleefd. 

Ook hiervoor werkte de SIOD een checklist uit. Hierbij is voornamelijk van belang dat iedere onderneming voor zichzelf bekijkt hoe hij deze op een werkbare en effectieve manier kan toepassen. 

Wij geven u alvast een aantal tips mee: 

  • afstand houden, d.w.z. blootstelling vermijden met andere personen binnen 1,5 meter;
  • gebruik markeringen, linten of fysieke barrières om zones of plaatsen af te bakenen;
  • beperkt aanwezigheid in ruimten of op plaatsen waar groepen mensen aanwezig zijn;
  • gebruik alternatieven voor bijeenkomsten zoals vergaderingen, opleidingen of werkoverleg;
  • pas de hygiënemaatregelen rigoureus toe en
  • stel reis-en verplaatsingsbeperkingen in. 

 

5. Samengevat

Er zijn dus tal van administratieve verplichtingen alwaar u als werkgever moet aan voldoen. Wij vatten voor u de belangrijkste documenten samen:

  • de onderneming: KBO-inschrijving, gepubliceerde jaarrekeningen en statuten; 
  • de werknemers in het algemeen: RSZ-aangifte, dimona-aangifte, arbeidsreglement en arbeidsovereenkomsten;
  • de registratiesystemen: P.D.O.K.-zegels, checkin@work en afwijkingsregisters voor deeltijdse arbeidskrachten;
  • de buitenlandse werknemers: arbeidskaart, verblijfsdocumenten, Limosa-meldingen en A1-document. 

 


Wenst u samen met ons een zelfcontrole door te voeren van uw onderneming of wilt u uw werknemers klaarstomen voor een sociale inspectie, mag u ons steeds contacteren voor een verblijvende offerte. Ook tijdens een controle kunnen wij u bijstaan met raad en daad. 


CONTACTEER ONS
 

Expertise