Een car policy of bedrijfswagenpolicy is een beleidsdocument dat alle rechten, plichten en afspraken rond het wagenpark bundelt en verduidelijkt.
Dit beleid is niet alleen nuttig voor elke onderneming die zijn of haar werknemers een (elektrische) bedrijfswagen ter beschikking stelt, maar vermijdt ook verrassingen voor de werknemer. Vaak speelt een bedrijfswagen bovendien een belangrijke rol bij de loononderhandelingen.
Heldere afspraken zijn essentieel, ook achteraf in eventuele discussies met de sociale inspectie of de fiscus.
In deze blog worden enkele aandachtspunten bij de opmaak van een car policy binnen uw onderneming onder de loep genomen aan de hand van 5 vragen.
1. Beroepsgebruik vs. privégebruik?
Het is belangrijk om in uw wagenbeleid duidelijk aan te geven of de bedrijfswagen al dan niet kan worden gebruikt voor privédoeleinden. Zo kan hier achteraf geen discussie over ontstaan.
Indien de bedrijfswagen voor privédoeleinden mag worden gebruikt, dan is het interessant om de modaliteiten hiervan nader te bepalen, zoals onder meer:
- wie mag ermee rijden?
- mag de bedrijfswagen worden uitgeleend?
- is gebruik in het buitenland toegelaten? Indien dit het geval is, komen de tankkosten dan ten laste van de werknemer?
- eventuele limiet op het aantal voor privédoeleinden te rijden kilometers?
- …
2. Wat met het gebruik van de bedrijfswagen bij ziekte?
Indien uw werknemer ziek is, wordt de arbeidsovereenkomst geschorst.
Vaak is het onduidelijk wat er in dat geval met de bedrijfswagen moet gebeuren. U bakent dit best af in het wagenbeleid.
Indien de werknemer de bedrijfswagen namelijk ook mag gebruiken voor privédoeleinden, dan moet er een onderscheid worden gemaakt tussen periode van gewaarborgd loon en de periode na het gewaarborgd loon.
Bij ziekte heeft uw werknemer gedurende een bepaalde periode recht op gewaarborgd loon. Dit loon is inclusief de voordelen in natura, zoals de bedrijfswagen.
Van zodra de periode van gewaarborgd loon voorbij is, heeft de werknemer geen recht meer op loon en bijgevolg ook niet meer op de voordelen in natura.
U kan slechts vanaf dat ogenblik verzoeken om de bedrijfswagen terug in te leveren.
3. Welke sancties kan u voorzien bij boetes of andere verzwarende omstandigheden bv. geïntoxiceerd achter het stuur?
Het is voor u als werkgever vanzelfsprekend dat een werknemer niet in een geïntoxiceerde of dronken toestand achter het stuur kruipt. Toch is het niet evident om de bedrijfswagen zomaar af te nemen wanneer er geen duidelijk sanctiemechanisme werd voorzien.
Voorzie dus steeds een aantal sancties bij misbruik door de werknemer. Zo kan een overtreding van de car policy bestraft worden met een tijdelijke of definitieve inlevering van de bedrijfswagen. Ook een ontslag om dringende reden kan in dergelijke gevallen worden ingeroepen. Zorg er in dat geval ook voor dat uw arbeidsreglement hierop werd afgestemd en een opsomming bevat van mogelijke oorzaken die een dringende reden tot gevolg kunnen hebben.
Vermeld ook wie eventuele boetes zal betalen. U kan boetes volledig ten laste leggen van de werknemer. Ook kan u, in voorkomend geval, de door u betaalde boetes terugvorderen of inhouden op het loon. Zorg ervoor dat uw werknemer op de hoogte is over de wijze van afrekening.
4. Wat wordt er verstaan onder het gebruik van de bedrijfswagen als een goede huisvader?
Geef aan dat de werknemer de bedrijfswagen als een goede huisvader moet onderhouden en gebruiken. Omschrijf zo duidelijk mogelijk wat u daaronder verstaat.
Zo kan u definiëren op welke tijdstippen en op welke plaatsen de werknemer de wagen voor onderhoud moet aanbieden.
Ook kan u enkele algemene principes invoeren, zoals het feit dat de werknemer niet zomaar zijn laptop van het werk zichtbaar op de zetels mag achterlaten, alsook de wagen altijd goed afsluit wanneer hij hem onbeheerd achterlaat.
Dit kan namelijk achteraf een impact hebben op de aansprakelijkheid van de werknemer.
5. Waar moet de werknemer zijn elektrische wagen opladen?
Vaak is het zeer kostelijk voor de werkgever indien zijn of haar bedrijfswagens worden opgeladen aan een snellader. Voorzie hieromtrent een cascadesysteem.
Zo kan u prioritair bepalen dat er in eerste instantie gratis moet worden opgeladen op de arbeidsplaats zelf, ook al is dit maar voor 15%. In tweede instantie kan er worden opgeladen op het laadpunt bij de werknemer thuis, indien de privé-installatie van de werknemer dit toelaat.
Ook hierover moet een duidelijke visie zijn: wie draagt de kosten van de installatie van de laadpaal? Van wie is de eigendom? Is er een mogelijkheid tot overname na het einde van de arbeidsovereenkomst etc.?
Tot slot, en enkel indien dit absoluut noodzakelijk is, kan u als werkgever toelaten dat er aan openbare laadpunten worden geladen. Ook hierin kan er een onderscheid worden gemaakt tussen snelladers en trage laders. Zorg er dus voor dat dit duidelijk wordt afgebakend via bepaalde modaliteiten.
