Ja, dit mag, maar:
- De klant moet hiervoor zijn toestemming gegeven hebben.
- De klant moet voor een alternatie kunnen kiezen.
Gegevensbescherming is een hot-topic! In deze blog wilt Mint advocaten u graag verduidelijken in welke gevallen u als ondernemer een elektronische identiteitskaart mag inlezen, in het kader van het toekennen van klantenvoordelen (als alternatief voor de klassieke klantenkaart).
1. Toestemming + alternatief
Het gebruik van een elektronische identiteitskaart is toegestaan, indien rekening wordt gehouden met een aantal voorwaarden. De klant moet zijn toestemming geven, aangezien deze steeds de vrije keuze heeft over zijn eigen persoonsgegevens.
Wat met klanten die weigeren om hun toestemming te verlenen? Dergelijke klanten hebben uiteraard evenveel recht op de voordelen als de andere klanten. Zorg er dus steeds voor dat u ook een alternatief kan aanbieden om de voordelen/kortingen toe te kennen.
U kan in dergelijke gevallen de klant als alternatief bijvoorbeeld een formulier laat invullen waarbij de klant enkel naam, e-mailadres en telefoonnummer geeft. Dit is in lijn met de regels omtrent privacy. De ondernemer/winkeleigenaar moet zich in de verzameling van klantengegevens beperken tot de zaken die echt nodig zijn om een klantenvoordeel te kunnen toekennen, tenzij de klant uiteraard zijn toestemming geeft (zie hoger).
Zo is het rijksregisternummer een persoonsgegeven dat niet noodzakelijk is om klantenvoordelen te kunnen aanbieden. Ook het bewaren van geslacht en geboortedatum is naar oordeel van de gegevensbeschermingsautoriteit niet nodig (Brussel (Sectie Marktenhof, 19e kamer A, Kamer voor marktzaken) 19 februari 2020, AR 2019/AR/1600, X/De GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT).
2. Wat bij een verzoek om gegevenswissing
Uw klant heeft het recht om zijn persoonsgegevens uit uw database te laten verwijderen. Zoals eerder uitgelegd, dient de klant uitdrukkelijk akkoord te gaan met de verwerking van zijn gegevens. In het geval waarin hij zijn toestemming intrekt, en u de gegevens niet langer nodig heeft voor bijvoorbeeld boekhoudkundige doeleinden, bent u verplicht om op die vraag van de klant in te gaan.
In het geval een klant verzoekt zijn gegevens te wissen, moet u er rekening mee houden dat enkel de gegevens van de klant worden verwerkt die noodzakelijk zijn om te voldoen aan zijn verzoek tot wissing.
Bij dit verzoek is het belangrijk om de klant te kunnen identificeren. Gaat het wel degelijk om zijn eigen persoonsgegevens? Om dit te kunnen nagaan, biedt de gegevensbeschermingswetgeving de mogelijkheid om eerst aanvullende informatie op te vragen bij de klant. Ook in dat geval mag u enkel de persoonsgegevens opvragen die nodig zijn om identificatie van de klant mogelijk te maken.
Let op: heeft deze klant bij het aanmaken van de klantenkaart voor het alternatief gekozen (en dus niet voor het inlezen van de identiteitskaart), dan zou het disproportioneel zijn om bij het verzoek van de klant om wissing van zijn gegevens, te vereisen dat de klant (een kopie van) zijn identiteitskaart toont/overmaakt. De gegevensbeschermingsautoriteit was hierover heel duidelijk in zijn beslissing 83 van 2022.
