De pandemie in België is opnieuw onze vrijheid aan het inperken: afstand houden en thuis werken zijn ondertussen nieuwe gewoontes geworden. Maar wat indien je een arbeidsovereenkomst wil laten ondertekenen door een nieuwe medewerker? Het omgekeerde is ook mogelijk: wat indien je de arbeidsovereenkomst net wil beëindigen? De vraag is of deze handelingen op afstand kunnen plaatsvinden. Heden ten dage kan er veel elektronisch geregeld worden, zo kunnen ook bepaalde sociale documenten elektronisch verstuurd en opgeslagen worden. Toch moet er rekening gehouden worden met het wettelijk kader geschetst hieronder.
Elektronische arbeidsovereenkomst
De werkgever en werknemer die een arbeidsovereenkomst aangaan, kunnen dit niet alleen schriftelijk doen maar ook elektronisch. Sinds de wet van 3 juli 2007 is een arbeidsovereenkomst ondertekend met behulp van de elektronische handtekening gelijkgesteld met een papieren arbeidsovereenkomst ondertekend door middel van een handgeschreven handtekening. Dit is echter enkel mogelijk indien de partijen hierover akkoord gaan en de elektronische ondertekening gebeurt door een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Er bestaan verschillende soorten elektronische handtekeningen, maar de gekwalificeerde is de meest veilige aangezien ze geplaatst wordt op basis van een ‘gekwalificeerd certificaat’, met een ‘gekwalificeerd middel’ dat wordt aangeboden door een ‘gekwalificeerd dienstverlener’. Enkel ondernemers erkend door de FOD Economie (of door een buitenlands controleorgaan) kunnen handtekensoftware aanbieden die aan deze standaarden voldoen.
Bij wijze van voorbeeld: het certificaat vervat in de chip van de Belgische elektronische identiteitskaart gaat uit van een erkende certificeringsoverheid. De ondertekening op zich gebeurt met behulp van de software Adobe Reader (eID software) waar je een PDF tekent met je kaartlezer en pincode.
In de meeste gevallen gaat het, zoals hierboven vermeld, om de ondertekening met een eID, maar ook andere manieren zijn mogelijk sinds de Europese Verordening nr. 910/2014 (bv. itsme®). Wees hierin wel voorzichtig want een gescande handgeschreven handtekening voldoet niet aan deze vereisten.
Vanaf 1 november 2020 treedt ook het nieuwe bewijsrecht in werking. Het hernieuwde Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek zal voor de definitie “gekwalificeerde elektronische handtekening” verwijzen naar de definitie in de Europese Verordening hierboven vermeld (artikel 3, 12°). Hieruit blijkt dat de toekomstige regelgeving, rekening zal houden met het feit dat veel transacties nu online gebeuren.
In het specifieke kader van de arbeidsovereenkomst, zijn nog twee bijkomende vereisten noodzakelijk voor de geldigheid, namelijk de tussenkomst van een elektronische archiveringsdienst voor het versturen en opslaan van de documenten en de identiteit van deze laatste moet ook opgenomen worden in het arbeidsreglement. De werkgever moet via dit procedé de werknemer ook informeren over de wijze waarop hij de elektronisch opgeslagen documenten kan raadplegen.
Elektronisch versturen en opslaan van bepaalde documenten
Bepaalde sociale documenten kunnen ook – mits akkoord – elektronisch verstuurd en opgeslagen worden. Deze mogelijkheid bestaat voor de volgende documenten: de individuele rekening, de prestatiestaat van de werknemer, de loonbrief, het detacheringsdocument en de documenten die aan de werknemer overhandigd moeten worden op het einde van de arbeidsrelatie.
Het schriftelijk of elektronisch akkoord van de werknemer geldt minstens voor het lopend kalenderjaar en is jaarlijks opzegbaar. Bij een herziening geldt dan opnieuw de papieren procedure.
Al deze elektronische verstuurde documenten moeten – net zoals bij de elektronische arbeidsovereenkomst – opgeslagen worden bij een elektronische archiveringsdienst.
Contractbeëindiging via elektronische aangetekende zending
Het beëindigen van de arbeidsovereenkomst is ook mogelijk via elektronische weg. Wanneer een opzeggingsbrief aangetekend wordt verstuurd, kan gebruik gemaakt worden van de elektronische gekwalificeerde aangetekende zending. Ook een aangetekende e-mail is rechtsgeldig wanneer een gekwalificeerde elektronische verzendingsdienst tussenkomt.
Uiteraard kan de werkgever niet verplicht worden de elektronische weg te volgen, noch kan de werknemer verplicht worden een elektronische verzending te ontvangen. In dat geval moet de brief toch nog via de post aangetekend bezorgd worden.
Er zal een akkoord nodig zijn van de werknemer, het arbeidsreglement lijkt hiervoor de meest gepaste rechtsbron.
Heb je vragen of wens je meer informatie? Twijfel dan niet om ons te contacteren.
