Ondernemingen zitten vaak met de vraag of ze beter samenwerken met een werknemer of een freelancer.
Beiden hebben elk hun voor- en nadelen. Aan de hand van een aantal topics lijsten we voor u de grootste verschillen op zodat u als onderneming een doordachte beslissing kan nemen.
1. Autonomie en flexibiliteit
Het grootste – en misschien wel belangrijkste – verschil is dat een freelancer in principe niet onder controle staat en autonoom kan handelen.
Een werknemer staat daarentegen onder gezag van zijn werkgever. Bijgevolg kan u als werkgever effectief instructies geven aan uw werknemer en mag u hem op de vingers tikken indien hij deze niet naleeft.
Dit instructierecht of werkgeversgezag kan niet worden uitgeoefend op een zelfstandige/freelancer. Deze kan vrij zijn uren, vakantie en het uit te voeren werk kiezen. Dit hangt ook wel samen met noodzaak aan investeringen en het inkomstenriscio dat een zelfstandige draagt.
Dit heeft bovendien tot gevolg dat een freelancer flexibeler kan werken dan een werknemer. Een werknemer is immers gebonden aan de arbeidsovereenkomst en het arbeidsreglement dat het werkregime, de functie en de plaats van tewerkstelling vastlegt.
Ook met betrekking tot het einde van de samenwerking is een freelancer vrijer en kan dit in onderling overleg worden vastgelegd. Bij een werknemer zijn er vaste termijnen die moeten worden nageleefd. Bovendien kan een arbeidsovereenkomst ook niet om gelijk welke reden worden verbroken.
2. Vakantie en ziekte
Een freelancer draagt in principe zelf het risico van vakantie en ziekte en moet dit ook zelf betalen. Een werknemer daarentegen heeft naast de wettelijke feestdagen recht op minimum 20 dagen vakantiedagen. Daarnaast zal de werkgever ook dubbelvakantiegeld moeten uitbetalen alsook het gewaarborgd loon tijdens ziekte.
Bovendien zijn er ook nog veel andere zaken waarop een werknemer recht heeft in vergelijking met een freelancer, bijvoorbeeld: zwangerschaps-bevallingsrust, klein verlet, zorgverlof, loopbaanonderbreking, educatief verlof, tijdskrediet zorg, ouderschapsverlof of alle vormen van landingsbaan.
Dit heeft niet alleen een financiële impact maar kan ook de werking van de onderneming in het gedrang brengen omdat een werknemer wegvalt.
3. Verloning en administratie
De samenstelling van het verloningspakket is ook anders samengesteld. Zo kost een werknemer meer dan enkel zijn nettoloon. Er zijn de extra ’s ten gevolge van vakantie en ziekte maar ook alle andere aan het loon verbonden voordelen, bijvoorbeeld: bedrijfswagen, maaltijdcheques, onkosten, ecocheques, …
Dit maakt allemaal samen het totale netto loonpakket uit waarop sociale en fiscale lasten worden betaald. De werkgever betaald op het brutoloon ook nog een patronale sociale zekerheidsbijdrage.
Tot slot zijn er ook nog verborgen kosten zoals ziekteverzuim, kosten van de arbeidsongevallenverzekeraar, kosten van het sociaal secretariaat of op het einde van de samenwerking een ontslagvergoeding.
Een werkgever is bovendien verantwoordelijk voor de loonadministratie van de werknemer. Hij zal moeten zorgen dat alle wettelijke verplichtingen worden nageleefd, de uren worden bijgehouden, de registratie van de Dimona, het loon aan de werknemer wordt uitbetaald, de betaling van de RSZ-bijdragen en het inhouden van de bedrijfsvoorheffing. Daarnaast ziet deze er ook op toe dat alle documenten in orde zijn en aanwezig zijn op de werkvloer.
Bij een freelancer is de vergoeding een all-in vergoeding. De vergoeding die de freelancer verkrijgt is het resultaat van de onderhandelingen die u met de freelancer voert. Zo kan er gekozen worden voor een uurtarief of een dagvergoeding. De afgesproken vergoeding is de enige vergoeding die de freelancer kan factureren.
Op vlak van administratie is een freelancer ook zelf verantwoordelijk voor de opmaak van zijn factuur hetgeen de opdrachtgever enkel dient te betalen. Hij moet zelf alle andere zaken regelen en in orde brengen.
4. Concurrentie en bescherming van bedrijfsgeheimen.
Bij een freelancer kan u contractueel een niet-concurrentiebeding voorzien voor tijdens en zowel na de samenwerking. Het is evenwel vereist dat dit beding voldoet aan een aantal voorwaarden. Zo dient u een beperking op te nemen naar tijd, ruimte als activiteit. U kan dus in de overeenkomst met de freelancer de nodige waarborgen opnemen, zo zal ook een sanctie worden vastgelegd.
Daarnaast kan u ook afwervingsbeding in de overeenkomst opnemen. Hierin zal u bepalen dat de freelancer uw personeel niet mag afwenden.
Naast een niet-concurrentiebeding en afwervingsbeding is ook een beding dat voorziet in de bescherming van bedrijfsgeheimen van onschatbare waarde. Hiermee kan u voor uw onderneming de nodige garanties voorzien. In de werknemer-werkgeverrelatie zijn de mogelijkheden opnieuw beperkter voor de werkgever.
In principe mag een werknemer de werkgever tijdens de arbeidsovereenkomst niet beconcurreren.
Na de arbeidsovereenkomst mag de werknemer de werkgever in principe wel beconcurreren tenzij de concurrentie oneerlijk is of er een niet-concurrentieovereenkomst werd vastgelegd.
Een geldig niet-concurrentiebeding moet wel beperkt zijn in tijd, ruimte en naar activiteiten. Een niet-concurrentiebeding is ook maar geldig in bepaalde arbeidsovereenkomsten en de werkgever zal steeds een compenserende vergoeding moeten betalen voordat het niet-concurrentiebeding uitwerking kan hebben. Misschien nog het belangrijkste verschil is dat een niet-concurrentiebeding bij werknemers onderhavig is aan een loonsgrens. Een concurrentiebeding zal in de meest gevallen slechts uitwerking hebben als het brutro-jaarloon 78.706,00 EUR overschrijdt.
De voorwaarden zijn dus bijzonder streng evenwel kan er via de bescherming van bedrijfsgeheimen de concurrentie door een ex-werknemer wel aan banden worden gelegd.
5. Aansprakelijkheid
Het principe is dat de freelancer integraal aansprakelijk is voor de fouten die hij maakt tijdens de uitvoering van zijn overeenkomst.
Vaak wordt in overeenkomsten opgenomen dat de freelancer wordt ingeschakeld omwille van diens know how en specialisatie. Hierdoor zal de freelancer strenger worden beoordeeld en kunnen fouten sneller worden weerhouden.
Als u de freelancer wenst aansprakelijk te stellen zal u moeten bewijs leveren van volgende zaken:
1) Handeling of verzuim en het onrechtmatig karakter hiervan;
2) De geleden schade en de begroting van de schade;
3) Het oorzakelijk verband tussen de fout en de geleden schade.
U kan aangeven dat de freelancer alle nodige verzekeringen dient af te sluiten, en als bewijs de polis voorlegt.
De aansprakelijkheid kan contractueel worden vastgelegd tot welk bedrag de freelancer aansprakelijk kan gesteld worden.
Anders dan een freelancer is een werknemer zelf niet verantwoordelijk voor zijn eigen fouten. De werkgever zal zelf moeten opdraaien voor de kosten die door de fout van de werknemer zijn ontstaan.
Dit betreft zowel de schade aan de werknemer zelf, aan anderen of met betrekking tot materiële schade.
De werknemer zal zelf enkel verantwoordelijk zijn voor zijn eigen bedrog, zware fout of herhaalde lichte fout.
Het zal dus de kunst zijn om goed vast te leggen wat zware fout is.
Daarnaast zal het afsluiten van een arbeidsongevallenverzekering noodzakelijk zijn voor schade aan de werknemer zelf en een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering voor schade aan anderen of stoffelijke schade.
6. Besluit
Beiden statuten hebben dus elk hun specifieke voor- en nadelen, daarenboven bent u als opdrachtgever afhankelijk van de beschikbaarheid op de markt.
Algemeen kunnen wij als tip wel nog meegeven dat u moet durven onderhandelen met uw medecontractant. Hou hierbij steeds voor ogen wat u als onderneming belangrijk vindt en durf neen zeggen als de vraag niet in lijn ligt met uw verwachtingen.
Maak tot slot ook goede schriftelijke afspraken. Bij een freelancer zal een goede samenwerkingsovereenkomst essentieel zijn. Bij een werknemer is een actuele arbeidsovereenkomst en aangepast arbeidsreglement onmisbaar.
