Privacybeleid

Privacyverklaring Mint Advocaten 

Om u als klant een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we u meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Mint advocaten. De verantwoordelijke verwerker is:

KVGLAW BV handel drijvend onder de benaming Mint advocaten

Godveerdegemstraat 101

9620 ZOTTEGEM

Tel: 09/391 79 18

ellen@mintadvocaten.be 

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens. Deze verklaring omschrijft de manier waarop uw persoonsgegevens ingezameld en verwerkt worden op deze website in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inwerkingtreding op 25/05/2018) en met de Kaderwet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de bescherming van hun gegevens. 

 

1.   Definities

  • Betrokkene = de Cliënt
  • Verantwoordelijke verwerker = KVGLAW BV handel drijvend onder de benaming Mint advocaten. Dit impliceert de handelingen van alle advocaten die verbonden zijn aan het kantoor met een dienstverleningsovereenkomst als advocaat-medewerker of een overeenkomst als stagiair, evenwel beperkt tot de handelingen waarbij zij optreden voor KVGLAW BV.
     
  • Verwerker = alle bedrijven waarop Mint advocaten een beroep doet en die met de persoonsgegevens van de cliënten in contact kunnen komen.
     
  • Persoonsgegevens = alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon, bijvoorbeeld de cliënt, tegenpartijen, advocaten, derden, …. Dit kan rechtstreeks zijn zoals een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, zoals adres, leeftijd en geslacht.
     
  • Verwerking = een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens al dan niet uitgevoerd door automatische procedés. Bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen…Elke database, CRM, al dan niet voor advocaten valt hier onder.

 

2. Beginselen

Mint advocaten draagt privacy van zijn cliënteel en medewerkers zeer hoog in het vaandel. Om die reden wenst zij aan haar cliënten en medewerkers de hoogst mogelijke transparantie te verlenen inzake privacy.

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van uw persoonsgegevens. 

Wij bewaren uw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden uw persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

 

Mint advocaten zal de passende maatregelen nemen om uw gegevens correct te beschermen, deze juist op te slagen, u de mogelijkheid te geven deze gegevens in te zien, aan te passen of indien nodig te wissen. Mint advocaten doet het nodige om verlies, misbruik en onrechtmatige toegang  van/tot uw persoonsgegevens te voorkomen. Indien er zich een datalek voordoet, dan wordt u als betrokkene zonder onredelijke vertraging op de hoogte gebracht van een inbreuk in verband met persoonsgegevens indien deze inbreuk een hoog risico met zich meebrengt.

Uw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

 

3.   Doeleinden en verwerkingsgronden 

Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. 

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. 

 

3.1. Verwerken van persoonsgegevens van cliënten

Om uw dossier te behartigen, sluit u een overeenkomst af met Mint Advocaten.
 

In dat kader verwerken wij uw persoonsgegevens voor volgende verwerkingsdoeleinden: 

- u een gericht advies te bezorgen;

- een procedure te voeren, te onderhandelen, te bemiddelen of een arbitrage te voeren;

- het afhandelen van gebeurlijke betalingen.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere: 

- naam

- e-mailadres

- telefoonnummer

- adres

- geboortedatum

- rijksregisternummer 

- ondernemingsnummer

- RSZ-nummer 

 

In het kader van de behartiging van dossiers kunnen wij ook kennis krijgen van gevoelige persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:  

- strafrechtelijk verleden, feiten of veroordelingen

- persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie van een persoon of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid

 

3.2. Specifieke verwerkingen

3.2.1. Contact- en sollicitatieformulier op de website

Op de website (www.mintadvocaten.be) kan u een contactformulier of een sollicitatieformulier invullen. De gegevens die wij via deze kanalen verzamelen worden door ons verwerkt. 

Volgende ‘gewone’ persoonsgegevens worden via het contactformulier verwerkt: 

  • naam
  • e-mailadres
  • locatiegegevens
  • IP-adres
  • Volgende ‘gewone’ persoonsgegevens worden via het sollicitatieformulier verwerkt: 
  • naam
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • adres
  • CV
  • geboortedatum en -plaats
  • locatiegegevens
  • IP-adres

U geeft een uitdrukkelijke toestemming door het voorziene vakje onderaan het contact- of sollicitatieformulier aan te vinken. Ook indien u ons mailt, geeft u ons de toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken.

U kan uw toestemming op elk ogenblik terug intrekken.
 

3.2.2. Nieuwsbrief versturen

Wij kunnen u desgewenst een nieuwsbrief of nieuwsbericht verzenden, met als doel u informatie te verschaffen over wijzigingen binnen het kantoor of aangaande de wetgeving. Hiervoor vragen wij steeds uw toestemming. 

Volgende ‘gewone’ persoonsgegevens worden in dit kader verwerkt: 

  • naam 
  • e-mailadres

Wenst u een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kunt u zich uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief. 

 

3.2.3. Account aanmaken 

De cliënt heeft de mogelijkheid om een account aan te maken. Via dit account kan de cliënt steeds de stand van zijn of haar dossier raadplegen. Door het aanmaken van een account geeft u toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken (rechtsgrond): 

Volgende ‘gewone’ persoonsgegevens worden in dit kader verwerkt: 

  • naam
  • e-mailadres

 

3.2.4. Sociale media 

Mint Advocaten maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar cliënten. Mint Advocaten is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk 

 

Indien u via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden uw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om u verder te helpen of aan uw verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van uw verzoek worden deze berichten nog 1maand door ons bewaard.

Indien u reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door u verwijderd worden.

Uw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Mint Advocaten heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.

 

3.2.5 Minderjarigen

Indien wij persoonsgegevens van minderjarigen verwerken, zien wij er steeds op toe dat de minderjarige op een eenvoudige en begrijpelijke manier geïnformeerd wordt over datgene waarvoor hij of zij toestemming geeft.

 

3.2.6 Voorkomen witwassen van geld en de financiering van terrorisme

De cliënt verleent aan Mint advocaten haar medewerking zodat de laatste kan voldoen aan haar wettelijke verplichtingen inzake de reglementering tot voorkomen van witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Dit houdt onder meer in dat de cliënt op het eerst verzoek een kopij meedeelt van de identiteitskaart en hij zijn adres kenbaar maakt.

Volgende ‘gewone persoonsgegevens’ worden in dit kader verwerkt:

 

  • Naam en voornaam;
  • Geboorteplaats en datum;
  • Nationaliteit;
  • Kaartnummer;
  • Handtekening van de houder;
  • Afbeelding;
  • Rijksregisternummer.

 

3.3. Cookies en tracking

Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vindt u hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kunt u per type cookie toestemming geven of weigeren.  

4. Doorgifte aan derden 

Mint advocaten hecht het grootste belang aan uw persoonsgegevens en de bescherming ervan. Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier een beroep doen op een extern bedrijf (verwerker) die eveneens in aanraking zou komen met uw persoonsgegevens zullen wij erop toezien dat de verwerkers de persoonsgegevens niet aanwenden voor doeleinden anders dan degene opgesomd onder punt 3. Uw persoonsgegevens worden in geen geval doorgegeven aan derden omwille van commerciële doeleinden.

In principe worden uw persoonsgegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG. 

 

Verwerkersovereenkomsten

Wij gebruiken steeds een verwerkersovereenkomst als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen bij onze hoofdovereenkomst. 

 

5. Rechten van de betrokkene 

Deze privacy policy heeft tot doel de cliënt op een adequate wijze te informeren over zijn of haar rechten. U heeft een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. 

 

5.1. Recht op informatie en inzage 

U heeft het recht om ons te vragen naar de persoonsgegevens die wij over u hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. We kunnen u een gratis kopie geven en verdere toelichting bezorgen. Indien de betrokkene om bijkomende kopieën verzoekt, kan de verwerkingsverantwoordelijke op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u om een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit is ter bescherming van uw persoonsgegevens.
 

5.2. Recht op correctie en aanvulling 

U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te corrigeren en of aan te vullen indien u denkt dat ze niet juist of actueel zijn.
 

5.3. Recht op gegevenswissing

U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te vernietigen, wanneer: 
 

  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden; 
  • u de toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is; 
  • u bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn; 
  • uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden; 
  • uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen uw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

 

5.4. Recht op overdraagbaarheid van de gegevens

Wanneer we uw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heeft u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerker verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. U mag ons ook vragen om deze doorgifte in uw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.
 

5.5. Recht op beperking van de verwerking

U kan ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, wanneer:
 

  • u de juistheid van die gegevens betwist;
  • de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de gegevens gewist worden;
  • wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
  • u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de uwe in het geding zijn.

 

Wanneer de verwerking beperkt is, worden uw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

 

5.6. Recht van bezwaar 

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heeft u het recht om u hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van u, zullen wij de verwerking van uw gegevens staken.

 

5.7. Recht om toestemming in te trekken

Bij verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op jouw toestemming, kan je die toestemming ten allen tijde intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens voor de intrekking van uw toestemming blijft evenwel geldig. 

 

6. Vragen en klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. U kan ons contacteren via onderstaande contactgegevens. Uw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Bent u ontevreden met de behandeling van uw verzoek of bent u van mening dat de behandeling van uw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kunt u een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten. 

De Vlaamse Toezichtcommissie kunt u bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure <link: https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/klachtenprocedure> om een klacht in te dienen.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure <link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties> om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.

7. Contactgegevens

U kan ons contacteren per mail naar ellen@mintadvocaten.be of per brief naar Godveerdegemstraat 101, 9620 Zottegem. 

8. Historiek aanpassingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisten. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan. 

 

Wij helpen u graag verder!
 
  • Een probleem met ontslag? 
     
  • Sociale inspectie over de vloer?
     
  • Teveel gepresteerde overuren?
     
  • Nood aan op maat gemaakte algemene voorwaarden?
     
  • Op zoek naar een sluitende overeenkomst met uw aannemers?
     
  • ...

 

Contacteer ons